外コン歩兵です。当ブログにお越し頂き有難う御座います！
過去の「巻き取り」について書いた記事が大変好評を頂いたので、今回の記事から、仕事のタイムラインごとに具体的に巻き取られを防止する為のTipsを共有致します。
タスク遂行の前提
業務を求められる水準で遂行することは容易ではありません。特に、ビジネスの世界では「スピード」と「クオリティ」が常に求められる要素として挙げられます。これらの要素を完璧にマスターすることができれば、多くの問題をスムーズに解決することができるでしょう。
スピードとクオリティの両立
しかし、スピードとクオリティを同時に追求するのは簡単ではありません。そのため、コンサルタントがよく用いる「分けて考える」というアプローチが有効です。この方法を採用することで、複雑な問題を小さな部分に分解し、それぞれの要素を明確に理解して解決に導くことができます。
クオリティの要因
クオリティを高めるためには、技術的なスキルや知識だけでなく、思考の深さ、コミュニケーションの質、ソフトスキルが重要です。顧客のニーズを深く理解し、それに応じた提案をする能力や、チームとの円滑なコミュニケーションが求められます。
スピードの向上
スピードを向上させるためには、時間管理やタスクの優先順位の設定がキーとなり、独力で一定水準までは到達可能です。特にキャリア初期のジュニアの方々は、スピードを最大限に高めることに注力することで差別化が可能です。
タスク遂行のポイント
タスクを受け取った際、その遂行にはいくつかの重要なステップが存在します。それは、 1. インプット/アウトプットの明確化 2. タッチポイントの設定 3. タスクの設計 の3つです。
- インプット/アウトプットの明確化は、作業の効率性を高め、後からの手戻りを最小限に抑えるための非常に重要なステップです。タスクを受け取った際、どのような情報を元に作業を進め、最終的にどのような成果物を出すのかを明確にすることで、作業の方向性がはっきりします。具体的には、インプットとして参照すべきフォルダやファイル、特に重要なシートや数値などの情報をしっかりと確認することが求められます。また、アウトプットとしては、どのような形式や内容の成果物を提出するのか、その詳細までを確認することが必要です。
- タッチポイントの設定も、手戻りを防ぐための大切なステップです。たとえインプット/アウトプットをしっかりと確認しても、作業中に新たな情報や変更点が出てくることはよくあります。そのため、作業の途中で定期的に確認や共有を行うタッチポイントを設けることで、スムーズな作業進行を実現します。
- タスクの設計は、作業の効率性を高めるためのもう一つの重要なステップです。タスクの設計を怠ってしまうと、途中で手が止まってしまったり、期日に間に合わないという事態が発生する可能性があります。そのため、作業を始める前に、必要な作業のリストアップや、それぞれの作業にかかる時間、順序などを計画することが大切です。特に、フォルダの整理やExcelの関数作成など、細かい作業の計画を立てることで、全体の作業の流れがスムーズになります。また、品質を担保するために、予定の作業時間にはバッファを設けることも忘れてはいけません。
これらのステップをタスク受領時に確実に行うことで、高品質な成果物を効率的に提出することができるでしょう。
まとめ
タスクを受け取る際に考慮すべき3つの項目がありますが、その中でも特に重要なのは、タスクを受け取ったその瞬間にこれらの項目を確認し、明確にすることです。この確認作業が、タスクの成功の鍵となります。
例えば、あなたが会議中に新しいタスクの依頼を受けた場面を想像してみてください。その場で、上記の1から3の項目を頭に叩き込み、依頼者との間でしっかりと確認・共有を行うことが必要です。この確認作業を行うことで、初めて真の意味でタスクのスタートラインに立つことができるのです。
もちろん、この確認作業は初めての経験では難しく、間違いも生じることが考えられます。私自身も、日々の業務の中で何度もミスを犯しています。しかし、その都度、1から3の項目を最大限の集中力で考え、依頼者とのコミュニケーションをとることで、次第にスキルを磨いていくことができます。
そして、一つ心強いことをお伝えしたいと思います。それは、最初から完璧にこれらの項目をこなせることを、誰もあなたに求めていないということです。大切なのは、失敗を恐れずに、常に学び続ける姿勢を持つこと。その努力が、あなたの成長とタスクの成功に繋がっていくのです。
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